Politiques et procédures
Le personnel du Palais des congrès de Fredericton (PCF) est prêt à vous souhaiter la bienvenue et à accueillir votre événement. Il est disposé à s’adapter à vos besoins et tient à collaborer étroitement avec vous vers un objectif commun : la réussite de votre événement.
Malgré toute la bonne volonté du monde, il faut établir certaines politiques et procédures pour assurer le bon déroulement de tous les événements.
Politiques et procédures
- Il est interdit de coller, clouer ou fixer autrement des décorations, des affiches ou du matériel de présentation sur les murs et les portes intérieures et extérieures sans l’autorisation du PCF.
- Il est interdit de bloquer les portes et sorties avec un montage ou une partie de montage d’exposition ou autre.
- Le PCF est tenu par la loi d’exiger des licences de droits d’exécution et de verser des redevances à la SOCAN (Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique). Ces frais s’appliquent aux réceptions, congrès, défilés de mode et danses. Il est possible que vous déteniez déjà les droits pour certains groupes; si c’est le cas, il suffit de nous en remettre une preuve pour faire annuler les frais.
- L’expédition de biens et d’équipements destinés aux événements doit être organisée au préalable avec le PCF. Aucune expédition ne sera acceptée avant le jour de l’événement. Le nom, la date et le lieu précis où se tient l’événement dans le bâtiment doivent être indiqués clairement sur toutes les boîtes ou autres, sans quoi elles ne seront pas acceptées. Le PCF n’offre pas de service d’entreposage.
- Tous les cordons, raccordements et appareils électriques doivent respecter le Code canadien de l’électricité.
- Tous les cordons, raccordements et appareils électriques doivent respecter le Code canadien de l’électricité.[L1]
- Toutes les salles et aires de réception seront vérifiées après chaque événement pour repérer des dommages éventuels; des frais peuvent s’appliquer.
- Tout le texte figurant sur la publicité, les billets, les affiches et les imprimés doit être approuvé au préalable par la direction du PCF.
- Toutes les modifications relatives à l’agencement des salles, à l’horaire de l’événement, aux heures d’accès et aux menus doivent être effectuées 72 heures (trois jours ouvrables) avant l’événement, sans quoi des frais de main-d’œuvre et d’installation peuvent s’appliquer.
- Si le nombre de participants diffère du nombre indiqué à l’origine, le PCF se réserve le droit de fournir une salle différente convenant à la taille du groupe.
- La facturation sera basée sur le nombre garanti ou réel de participants, selon le plus grand.
- Le PCF ne peut être tenu responsable de l’endommagement ou de la perte d’articles laissés sur les lieux avant, pendant ou après l’événement.
- Les décorations et le matériel doivent être retirés à la fin de l’événement, à moins d’arrangements préalables.
- Il est interdit d’emporter ou de sortir le surplus de nourriture du buffet.
- Encore est le fournisseur audiovisuel privilégié par le PCF. Si vous faites appel à un autre fournisseur, vous devez en assumer les frais.
- Encore est le monteur exclusif au PCF. Si votre événement nécessite des services de montage, vous devrez en assumer le coût.
- Encore est le fournisseur exclusif de services d’alimentation électrique au PCF. Si vous avez besoin de services d’alimentation électrique supplémentaires, vous devrez en assumer le coût.
- Le PCF se réserve le droit d’inspecter et de surveiller tous les événements, y compris la conduite et le comportement des artistes ainsi que le volume de la musique.
- Le PCF, ses clients et leurs participants doivent respecter les exigences du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT). S’il y a livraison de matières dangereuses, vous devez veiller à ce qu’un exemplaire à jour de toutes les fiches signalétiques pertinentes du SIMDUT soit inclus.
